KSeF to system informatyczny służący do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Sama faktura będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur i za odebraną w dniu nadania jej numeru KSeF. Będzie miała formę ustrukturyzowaną, z określonymi polami obligatoryjnymi w formacie pliku xml.
Należy pamiętać, że datą wystawienia faktury, będzie data jej wysłania do KSeF (a nie data wygenerowania pliku xml). Wyjątkiem są tryby awaryjne, pozwalające na wysyłkę faktur innym kanałem oraz ich późniejsze dosłanie do KSeF. Wtedy, datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 (DataWystawienia). Dla skorzystania z trybu awaryjnego, konieczne będzie jednak udowodnienie, że w
danym momencie KSeF lub system podatnika uległ awarii.
Co ważne, forma pliku xml e-faktury powoduje również, że w KSeF nie będzie możliwości dodania do niej załącznika. Schema dopuszcza swobodne wypełnianie kilku dodatkowych pól przeznaczonych na komentarze i wyjaśnienia 4 , jednak dołączenie jakichkolwiek dokumentów (zestawień, fotografii, plików excel z wyliczeniami itp.) będzie niemożliwe.
Proces wdrożenia e-faktur to wyzwanie nie tylko technologiczne, lecz także organizacyjne, które dla podatników będzie wiązało się z koniecznością wprowadzenia zmian w procesach biznesowych, które towarzyszą wykorzystywaniu faktur w przedsiębiorstwie. Dotyczy to czasem mało oczywistych obszarów, tj.:
1) konieczności zbudowania komunikacji między system finansowo- księgowym a Krajowym Systemem e-Faktur. API zostało już przez Ministerstwo udostępnione, można więc budować lub wdrażać odpowiednie narzędzia. Szczególną uwagę należałoby zwrócić na radzenie sobie z komunikatami o błędach. Jest to niezbędne dla uzyskania pewności, że faktura została dostarczona do nabywcy i można oczekiwać płatności, a jeśli nie – że należy ją niezwłocznie poprawić i wysłać ponownie;
2) zbudowania procedur dodatkowej akceptacji faktur sprzedażowych, np. wprowadzenie do umów z kontrahentami zapisów regulujących kwestie wykorzystania dodatkowych pól (np. pola Numer Zamówienia);
3) zmiany w rozliczeniach wydatków pracowniczych – ponieważ pracownik nie dostanie faktury do ręki, a e-faktura zostanie pobrana w KSeF, potrzebne będzie wdrożenie specjalnego rozwiązania pozwalającego na alokację e-faktur do poszczególnych osób, aby np. dać im wgląd do części faktur zakupowych w celu dokonania rozliczenia.
W jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika, który jest osobą fizyczną?
W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem
elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.
Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktury w imieniu podatnika/firmy
W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.